Forslag til Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)

En ROS-analyse er en systematisk fremgangsmåte for å identifisere, vurdere og håndtere risikoer og sårbarheter. Dette er et viktig verktøy for å sikre at personopplysninger behandles på en sikker måte. Det kan være vanskelig å utføre når man ikke har grundig kjennskap til hvordan et system virker. Vi har laget noen forslag basert på våre vurderinger. Dere må selv gjøre vurderingene i deres ROS analyse, men se gjerne på vår hvis det er noe dere er usikker på.

Eksempel på ROS-analyse for Glupus

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

En DPIA er en systematisk prosess for å vurdere personvernkonsekvensene av en planlagt behandling av personopplysninger. Dette er et viktig verktøy for å sikre at personopplysninger behandles på en sikker måte.

HUSK: Det er ikke nødvendig å utføre en vurdering av personvernkonsekvenser i situasjoner (det vil si behandlinger som utføres i en spesifikk sammenheng og for et spesifikt formål) som allerede har vært undersøkt. Dette kan være tilfelle når samme type teknologi benyttes til å samle inn samme type opplysninger til samme formål. (kilde:Datatilsynet)

Datatilsynets forslag til hva som skal vurderes:

• personopplysninger behandles uten rettslig grunnlag

• Vi behandler personopplysninger i henhold til GDPR. Vi har rettslig grunnlag for behandlingen av personopplysninger.

• personopplysninger behandles på en ikke rettferdig måte

• Vi behandler personopplysninger på en rettferdig måte. Vi bruker ikke dataene til noe annet enn det vi sier i vår personvernerklæring. Vi handler i god tro og har ingen villedende praksis når det gjelder personopplysninger.

• det ikke er tilstrekkelig åpenhet rundt behandlingen av personopplysninger

• Vi er åpne om hvordan vi behandler personopplysninger. Vi har en personvernerklæring som er lett tilgjengelig på vår nettside. Vi informerer om hvordan vi behandler personopplysninger i våre tjenester. Vi beskriver ikke alle de tekniske detaljene i vår løsning for å beskytte mot misbruk.

• det samles inn mer personopplysninger enn det som er nødvendig for formålet

• Vi samler inn personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle formålet med behandlingen. Vi samler ikke inn mer personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet. Vi hverken selger eller deler data med andre parter.

• personopplysningene som behandles ikke er korrekte

• Vi har rutiner for å sikre at personopplysningene som behandles er korrekte. Vi har rutiner for å rette opp feil i personopplysninger. Vi har rutiner for å slette personopplysninger som er feil. Kunder kan rette opp i feil selv. Konsekvensene av at personopplysningene er feil er små.

• personopplysninger lagres lengre enn det som er nødvendig for formålet

• Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet. Vi har rutiner for å slette personopplysninger som ikke lenger er nødvendige. Vi har rutiner for å slette personopplysninger som kunder ber om å få slettet. Hvis kunder ikke ber om sletting vil inaktive brukere fjernes etter en gitt tid, og ikke lagres i mer enn høyst to år.

• den registrerte ikke får tilstrekkelig informasjon til å gjøre et informert valg

• Vi informerer om hvordan vi behandler personopplysninger og til hvilken bruk.

• den registrerte ikke får innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret
• Vi informerer om hvilke personopplysninger som er lagret. Vi gir innsyn på forespørsel, men forsøker å gi tilgang til det meste gjennom vårt system. Noen av brukerene er barn, og disse administreres skolene eller kommunene som er behandlingsansvarlig. Brukere som er barn kan få utlevert sine personopplysninger når de er gamle nok til å kreve innsyn i egne data. Vi gjør ingen forsøk på å skjule nødvendig informasjon om behandling av personopplysninger, hverken for barn eller voksne brukere.

• den registrerte ikke får korrigert eller slettet sine personopplysninger

• Vi har rutiner for å rette opp feil i personopplysninger. Vi har rutiner for å slette personopplysninger som kunder ber om å få slettet. Hvis kunder ikke ber om sletting vil inaktive brukere fjernes etter en gitt tid, og ikke lagres i mer enn høyst to år. Vi har rutiner for å slette personopplysninger som er feil. Kunder kan rette opp i feil selv.

• det ikke er lagt til rette for dataportabilitet

• Vi har rutiner for å gi kunder tilgang til sine personopplysninger. Våre data er lagret i formater som kan overføres til andre systemer med moderate tilpassninger. Det finnes ingen tilsvarende systemer med åpen datastruktur som vil gjøre det naturlig å følge en standard for f.eks ferdighetsmåling.

• de registrertes rettigheter ikke ivaretas ved profilering

• Vi profilerer brukerne basert på faglige ferdigheter for å gi dem tilpassede oppgaver. Vi profilerer ikke brukere for å selge eller dele med profiler tredjeparter. Vi har ikke automatiske systemer for profilering som har juridiske virkninger, og profilene er kun basert på ferdigheter og ikke annen informasjon.

• behandlingen kan resultere i diskriminering

• Vi behandler personopplysninger på en måte som ikke diskriminerer. Vi lagrer ikke sensitive personopplysninger som kan brukes til diskriminering.

• behandlingen begrenser ytringsfrihet og religionsfrihet

• Vi behandler ikke personopplysninger som begrenser ytringsfrihet og religionsfrihet. Vi lagrer ikke sensitive personopplysninger som kan brukes til å begrense ytringsfrihet og religionsfrihet.

Databehandleravtale

Her finner du et forslag til databehandleravtale. Dette er områder som ombefatter oss som databehandler og dere som behandlingsansvarlig.

Vi anbefaler at dere går gjennom avtalen og tilpasser den til deres behov, eller at dere bruker info fra denne avatalen hvis dere har en egen mal. Hvis dere godtar våre formuleringer må der kun fylle ut info om bedrift på første side, samt på punkt 14 og 15.

Personvernerklæring

Her finner du vår personvernerklæring. Denne er laget for å gi deg en forståelse av hvordan vi behandler personopplysninger.

Personvernerklæringen oppsumert

Vi i Aanestad edTech og Glupus tar håndtering av dine personopplysninger på alvor. Når du registrerer deg eller bruker våre tjenester som Leselekse.no og glupus.no, samler vi inn nødvendige opplysninger som navn og e-post for å tilby deg tilpassede undervisningsverktøy og administrere din brukerkonto. Vi sørger for at dine data oppbevares trygt og kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for. Du har full kontroll over dine opplysninger, og du kan når som helst be om innsyn, gjøre endringer eller be oss slette dem. Vi deler ikke informasjonen din med tredjeparter uten ditt uttrykkelige samtykke. Husk å holde deg oppdatert på vår personvernerklæring, men vi gir beskjed hvis det skjer viktige endringer.

Produktdatablad for personvern: GLUPUS.NO

1. Generell produktinformasjon

Produktnavn: Glupus.no, Leselekse.no
Utvikler: Aanestad EdTech
Produkttype: Læringssystem

2. Datahåndtering og lagring

Datainnsamling: navn, e-post, ytelsesdata, passord, ferdighetsdata, skole og klassetilhørighet.
Lagringssted: Norge
Datakryptering: SSL kryptering, Passord er krypter med adaptiv hashing.

3. Personvernfremmende funksjoner

Tilgangskontroll: Tilgang til persondata holdes innad i den administrative enhet som har lisens (skole, kommune). I tillegg har utviklere med administrative rettigheter tilgang til data lagret i systemets database.
Dataminimering: Glupus samler kun inn informasjon om person for å kunne enten identifisere (navn, epost, skoletilhørighet) og for å gi læringsanalyse til skole (ferdigheter).
Nettverkspolicy: Glupus setter begrensninger på sine nettverkstilkoblinger: Content-Security-Policy, Strict-Transport-Security, X-Content-Type-Options, Referrer-Policy, Permissions-Policy, X-Frame-Options og strict-origin-when-cross-origin. Vi tillater heller ikke MIME-sniffing.
Brukerrettigheter: Skoler kan slette og administrere elever gjennom administrativt system. Elever som ikke lenger er tilknyttet en skole/kommune kan be om å få sine data slettet/utlevert hvis skolen ikke har gjort det. Alle brukere med administrative roller kan slette seg selv/ få sine data utlevert.
Andre sikkerhetstiltak: Brannmur, autentikasjon og autentisering som bruker oauth.

4. Kompatibilitet med GDPR

Dataoverføringer: Glupus har ingen dataoverføringer med tredjeland, men har mulighet for at kunde selv gjør dette ved bruk av kundens egne leverandører av påloggingstjenester. Som Google/Feide og lignende.
Underleverandører: ProIsp AS huser serveren til Glupus. De er et norsk firma og har serverene i Norge.
Databehandleravtale: Glupus har en forslag til databehandleravtale som er tilgjengelig.
Personvernerklæring: Glupus har en personvernerklæring som er tilgjengelig på nettsiden.

Glupus interne ROS-analyse

Vi har gjennomført en ROS-analyse med tanke på personvern. Dette er en intern analyse som vi har gjort for å sikre at vi behandler personopplysninger på en sikker måte. Vi har vurdert risikoer og sårbarheter, og har satt i verk tiltak for å håndtere disse.